Dashboard excel là một chức năng trong excel, giúp bạn tạo ra một dashboard (bảng điều khiển) có dạng báo cáo từ những con số đầu vào khô khan, giúp việc trình bày có tính sinh động và trực quan. Biết cách xây dựng dashboard trong excel là bạn đã sở hữu kỹ năng nâng cao tuyệt vời mà bao người mong muốn có được. Bài viết hướng dẫn này sẽ giúp bạn cách xây dựng dashboard trong excel.
Chức năng dashboard trong excel
Dashboard tuy trông giống như một báo cáo, nhưng dashboard không phải là một báo cáo.
Báo cáo chỉ thu thập và hiển thị dữ liệu ở một nơi duy nhất.
Ví dụ như báo cáo bán hàng, báo cáo chỉ là tất cả các dữ liệu bán hàng có liên quan. Báo cáo không thể trả lời câu hỏi doanh số đã tăng trưởng như thế nào trong giai đoạn vừa qua và khu vực nào có lợi nhuận cao nhất, trong khi dashboard thì có thể.
Dashboard thu thập dữ liệu từ một hay nhiều nhóm dữ liệu (có thể từ các báo cáo) để tạo ra các kết quả trực quan. Từ đó, dashboard giúp bạn ra được những quyết định đúng đắn, có cơ sở khoa học rõ ràng.
Các dashboard có thể là tĩnh hoặc tương tác. Dashboard tương tác thì gười dùng có thể thực hiện các lựa chọn và thay đổi chế độ xem và dữ liệu sẽ tự động cập nhật.
Cách xây dựng dashboard trong excel
Để xây dựng được một dashboard thực sự hiệu quả (dashboard có thể sử dụng được, không phải làm đi làm lại vì một số trục trặc kỹ thuật), người làm dashboard cần có một số kiến thức và kỹ năng excel nhất định.
Các kiến thức và kỹ năng này bao gồm:
- Biết cách sử dụng các hàm tổng hợp dữ liệu như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCTS
- Các kĩ năng sử dụng và lồng ghép các hàm
- Các kĩ năng sử dụng Shapes, vẽ đồ thị và sử dụng Sparklines trong Excel.
Nếu bạn đã trang trị đầy đủ các kiến thức và kỹ năng trên, bạn có thể bắt đầu đến với cách xây dựng dashboard trong excel.
1. Xác định mục đích
– Bạn phải biết chính xác bạn muốn gì tại dashboard, hình dung một cách rõ ràng mục đích mà dashboard được tạo ra, phục vụ cho điều gì, cần lấy dữ liệu gì hoặc từ dữ liệu đã có thể cho ra dashboard loại gì.
– Không chỉ là xác định “loại” dashboard, bạn cũng cần chắc chắn về tính thường xuyên của dashboard: dashboard sử dụng một lần hay dashboard cần được cập nhật lại, với mức độ thường xuyên như thế nào?
– Bạn cũng cần phải biết đối tượng hướng đến của dashboard: đó là khách hàng, quản lý, đối tác hay là ai. Điều này sẽ vạch đúng con đường bạn cần đi.
– Một lưu ý mà bạn cũng nên để tâm là phiên bản Microsoft Office mà đối tượng của dashboard sử dụng. Ví dụ như nếu đối tượng sử dụng Excel 2003 thì khi bạn sử dụng hàm IFERROR sẽ gây ra lỗi do phiên bản Excel 2003 chưa hỗ trợ hàm excel n
2. Xác định và xử lý dữ liệu nguồn
Lấy dữ liệu
Lý tưởng nhất là khách hàng cung cấp dữ liệu excel cho bạn và bạn chỉ cần xử lý, làm dashboard.
Nếu bạn có dữ liệu nhưng lại ở dạng CSV hoặc tệp văn bản, bạn có thể xử lý nó qua định dạng excel.
Nếu bạn có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu, bạn có thể tạo kết nối và cập nhật gián tiếp.
Làm sạch dữ liệu
Dữ liệu mà bạn nhận được có thể chưa được “sạch”, nên bạn cần thực hiện thanh lọc dữ liệu trước xây dựng dashboard.
Bạn có thể cần thực hiện nhiều việc: loại bỏ các khoảng trắng hàng đầu, dấu hoặc kép, tìm và xóa các bản sao, xóa khoảng trống và lỗi,… Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể cần cơ cấu lại dữ liệu như tạo bảng Pivot. Mọi thứ tùy thuộc vào dữ liệu mà bạn nhận được.
3. Lên phác thảo cho dashboard
Vẽ phác thảo là bước cần thiết cho bất kỳ điều gì, kể cả dashboard. Bước này giúp bạn xác định được bạn muốn gì và sẽ có gì, một cách gần như chính xác và chắn chắn.
Bạn có thể phác theo ra giấy, hay một số công cụ (ví dụ như powerpoint), chỉ cần đảm bảo được việc lên ý tưởng này có được bản phác thảo tốt nhất.
4. Thực hiện tạo dashboard
Khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, bước 4 trở nên cực kỳ dễ dàng, bạn chỉ cần sử dụng các công cụ có excel, kết hợp với các hàm trong excel để tạo nên một dashboard hoàn chỉnh.
Bạn cũng đừng quên tô điểm cho dashboard thêm sinh động bằng chức năng vẽ đồ thị, sử dụng màu sắc, hình ảnh minh họa.
Kết
Nhìn chung, dashboard đem đến cho bạn các nhìn trực quan sinh động, hô biến các con số khô khan để cho ra một bản trình bày “biết nói”, giúp bạn đưa ra quyết định một cách chính xác. Do đó, nắm được cách xây dựng dashboard trong excel là một kỹ năng quan trọng mà bạn nên thuần thục.
Nếu bạn cần thêm một cách ứng dụng cho dashboard: Xây Dựng Mô Hình Tài Chính Trên Excel, hãy đến ngay với khóa học online tại VietnamWorks Learning. Bạn sẽ thu về những kết quả đáng kinh ngạc. Chúc bạn thành công!
